¿Cómo hacer un seguimiento de los gastos en contabilidad?

Seguimiento de los gastos

Para evitar problemas en las cuentas de nuestra empresa, es recomendable realizar un seguimiento regular de los gastos. Para ello, recurrimos a lo que conocemos como contabilidad.

Soluciones para la gestión de la contabilidad

Un empresario tiene varias opciones para gestionar su contabilidad:

  • Gestionarla él mismo en su totalidad.
  • Subcontratar un experto contable que tome el control completo.
  • Encargarse de una parte del trabajo y delegar el resto a un contable.
  • Crear un departamento interno de contabilidad en la empresa.

Actualmente, no existe una obligación legal por la que un empresario deba contratar a un experto contable en su empresa, por lo que cada uno elige la opción que mejor se adapta a su situación.

Gestionar personalmente la contabilidad

Si decides gestionar tú mismo la contabilidad de tu empresa, debes tener en cuenta los pasos a seguir para crearla y realizar el seguimiento pertinente:

  • Adquiere un programa informático de contabilidad que respete las normas vigentes y que se corresponda con las necesidades de la empresa. Puede ser interesante decantarse por un sistema como el de Expensya, donde puedes gestionar las notas de gastos y realizar un seguimiento en tiempo real desde cualquier parte del mundo.
  • A continuación, será necesario establecer una clasificación de tus documentos contables y sus respectivos justificantes.
  • Una vez integrado el programa informático de contabilidad, configúralo correctamente: información de la empresa, tipo de contabilidad, plan de cuentas, fichas contables, etc.
  • Es aconsejable llevar las cuentas con regularidad para evitar retrasos. En cada entrada, deberías vincular los documentos correspondientes.
  • Al final de cada ejercicio, es necesario revisar la contabilidad (justificantes, liquidación de cuentas, etc.), registrar el inventario y elaborar las cuentas anuales (balance, pérdidas, ganancias, etc.).
  • Una vez terminado, cierra el período contable y abre el siguiente. Por lo general, el siguiente ejercicio se abre antes de que se complete el cierre para evitar añadir todo a última hora.

Encargar la contabilidad a un experto contable

La mayoría de los empresarios confía la gestión de su contabilidad a un experto por varias razones: falta de tiempo y competencias, necesidad de asesoramiento, etc.

En efecto, un experto contable suele prestar un servicio de asesoramiento para ayudar al empresario con su empresa y gestionar su contabilidad.

Incluso si deseas llevar tu propia contabilidad, puedes decidir confiar la auditoría, la elaboración del balance y las declaraciones correspondientes a un contable. De hecho, estas tareas pueden ser difíciles de gestionar en ausencia de conocimientos sólidos y el recurso de un profesional también permite obtener asesoramiento.

La elección del programa informático de contabilidad

Si te encargas tú mismo de toda o parte de la contabilidad, necesitarás un software de contabilidad que cumpla con todas las normas aplicables. Para ello, te damos algunos consejos:

  • No olvides comprobar que el programa te permite editar el archivo informático de tus cuentas (las autoridades fiscales pueden pedírtelo en cualquier momento).
  • Comprueba que el programa te permite enviar las cuentas en formato digital a otras aplicaciones.
  • Infórmate sobre el editor del software para asegurarte de que es fiable y lo suficientemente sólido como para ofrecer un mantenimiento serio en caso de algún problema imprevisto, así como una actualización sistemática del programa con cada cambio en la legislación.
  • Busca un programa cuyo editor te ofrezca un asesoramiento y seguimiento personalizado. Una empresa con expertos contables puede corregir cualquier error rápidamente.

Una vez hayas elegido el que mejor te convenga, no dudes en realizar tú mismo un seguimiento regular de las cuentas. Nadie conoce tu empresa como tú.

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