¿Cuál es la mejor solución para simplificar la gestión empresarial? La respuesta es usar un ERP que ofrezca soluciones integrales para cada aspecto de la empresa. Este tipo de programas integran los datos en un solo lugar, permitiendo al personal de Recursos Humanos disponer de ellos desde cualquier dispositivo.
Independientemente de la modalidad de trabajo, ya sea presencial o remoto, estos sistemas se adaptan a cada estructura organizacional sin complicaciones. En esta ocasión, veremos las diferentes soluciones que ofrece dicho software y cómo ayuda a mejorar la productividad de una empresa.
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Soluciones integrales para simplificar la gestión de tiempo y nóminas
Entre los software de gestión empresarial más recomendables se encuentra Visualtime, perteneciente a Cegid. Este ERP cuenta con una gran variedad de funciones que pueden ser útiles para cada tipo de empresa. A continuación, analizaremos sus soluciones y la manera en que logra optimizar la gestión de tiempo y nóminas.
Control del horario de trabajo
El control de horario es fundamental para poder desarrollar un esquema claro y preciso de las actividades realizadas en el trabajo. Esto también permite tener en claro el tiempo que cuenta cada empleado y distribuir las fechas límites de forma más equitativa.
Al tener una buena gestión de tiempos y horarios, el personal se sentirá valorado y hasta mejoraría su desempeño. Lo ideal es que el programa pueda hacer un buen seguimiento para lograr resultados eficientes en los tiempos establecidos de una tarea o proyecto.
Gestión de vacaciones
Toda empresa debe garantizar a sus empleados el derecho al descanso, por lo que necesita de un buen programa de control de vacaciones para agilizar el proceso de aprobación. Esto hace que Recursos Humanos se libre de revisar cada solicitud y centrarse en otras tareas más relevantes, propias de su departamento.
Asignación de turnos
En ciertas empresas se manejan diferentes turnos, ya sea diurno o nocturno. También están los trabajadores de horarios rotativos, que necesitan organizarse para presentarse en el momento indicado. El software se encarga de controlar minuciosamente las horas de cada empleado para, así, brindar un panorama general sobre la situación actual del personal.
Acceso a portal del empleado
Tanto los empleados como los supervisores necesitan de un acceso a su información personal para conocer su historial y desempeño en la empresa. Esto es posible con el portal del empleado, cuya interfaz se adapta a cualquier dispositivo y admite el acceso sin necesidad de geolocalización.
Dentro del portal se incluyen datos importantes de cada trabajador como, por ejemplo, la cantidad de días de descanso tomados y las horas extras realizadas, entre otros. Por otro lado, también facilita la elaboración de informes para obtener una retroalimentación de las tareas realizadas durante la semana o mes.
Administración del personal
Una de las tareas más complejas de Recursos Humanos es la de administrar al personal disponible en una empresa. Con este software, se automatiza dicha gestión centralizando la documentación de cada empleado en un solo lugar. A su vez, también permite realizar encuestas de satisfacción y mejorar la comunicación interna del equipo de trabajo.
Canal de denuncias
No existe empresa perfecta, por lo que es imprescindible saber gestionar cualquier conflicto y, en casos extremos, acudir a las autoridades competentes. La solución está en habilitar un canal de denuncias efectivo, donde los denunciantes pueden facilitar sus reclamaciones bajo una estricta confidencialidad.
Gestión de nóminas
Una de las tareas que es más propensa a caer en errores es el control de nóminas, por lo que la solución está en poder automatizar dicho proceso. Esto hará que los empleados reciban compensaciones más justas por su desempeño, mejore el ambiente laboral y genere una mayor confianza entre los integrantes del equipo.
Digitalización financiera
Por último, y el más importante, es la emisión de facturas por pagos, cobros y otras actividades financieras. Con el programa de facturación electrónica se puede mejorar dicha labor, aparte de que, por ley, es obligatorio implementarlo en la empresa.
La ventaja de emitir facturas electrónicas es que se ahorra en costes de impresión y, a su vez, se reduce el uso de papel. Por otro lado, otorga una mayor seguridad, debido a que cuenta con sistemas de encriptación contra robos, fraudes o pérdida por papeleos.
Cómo un sistema ERP puede mejorar la productividad de la empresa
Todo programa cuenta con distintos niveles de complejidad según las habilidades o conocimientos de su operador. Pero la automatización permite que dichas funciones se simplifiquen para que cualquier persona logre usarlo sin complicaciones.
En el caso de los sistemas ERP modernos, es primordial que pueda cumplir con las siguientes características:
- Debe ser escalable con el tiempo. Es decir, poder incluir módulos conforme vaya creciendo la empresa.
- Tiene que ofrecer una interfaz intuitiva y adaptable para cualquier dispositivo.
- Es necesario que ofrezca funciones de sincronización con una base de datos para evitar el ingreso del mismo a mano.
- Debe contar con opciones para trabajadores remotos que, en ocasiones, se manejan con sus propios recursos.
Con esos detalles, el ERP resulta en una excelente opción para mejorar la productividad dentro de la empresa. Esto se debe a que, al automatizar las tareas repetitivas de Recursos Humanos, el equipo puede centrarse en mejorar el desempeño de los trabajadores y cumplir con los objetivos establecidos a corto, mediano y largo plazo.
También está el aspecto legal, ya que ciertas regulaciones de los entes gubernamentales exigen que se implemente la facturación electrónica y se facilite el acceso a la información del empleado. De igual forma, la idea es poder brindar una experiencia de trabajo más placentera, donde todos logren disfrutar de sus puestos, sin sentirse agobiados.
En conclusión, el software Visualtime ofrece distintas soluciones que se adaptan a las necesidades de cada empresa o trabajador, garantizando una mayor transparencia en la gestión de datos. También brinda un mejor sistema de comunicación y una serie de herramientas para instar a la participación activa del personal en diversas situaciones.
