Cualquiera que tenga una empresa en España sabe lo difícil que puede resultar gestionar la cadena de suministros de un negocio, pues es una labor que exige mucha precisión y rapidez, y donde un pequeño error puede conducir al desabastecimiento o la pérdida de rentabilidad. Esto debido a los ajustados márgenes con los que trabajan muchas organizaciones en nuestro país y a las altísimas expectativas que tienen los clientes actualmente.
Así que para que una organización funcione como un reloj suizo, es fundamental que el flujo de información circule al mismo ritmo que la mercancía. Y para ello no podemos depender de llamadas telefónicas, control de stock manuales o módulos informáticos aislados. Se necesita combinar estratégicamente la planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) y la gestión de almacén e inventarios, a fin de potenciar la capacidad competitiva de la empresa.
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¿Qué rol cumple un ERP y un software de logística dentro de una organización?
Teniendo en cuenta lo anterior, pasemos entonces a definir el papel que cumplen tanto un software de logística como un programa ERP en una empresa:
- El software ERP: funciona como el cerebro del negocio. Su cometido es unificar en una única base de datos toda la información financiera, de ventas, compras y recursos humanos, así como la referida a la relación con los clientes. De esa manera, se logran eliminar los silos de información y se garantiza que el departamento contable sepa en todo momento lo que está facturando el área comercial.
- El programa de gestión logística y almacenes (SGA): su labor es controlar el movimiento físico de las existencias desde que entran por el muelle de descarga de materias primas hasta que salen empaquetadas en el camión de reparto. Este supervisa las ubicaciones, las rutas de picking, el etiquetado y hasta la preparación de los pedidos.
Por lo tanto, cuando ambas plataformas trabajan de manera coordinada, la empresa consigue una trazabilidad end-to-end. Es decir, puede rastrear y documentar todo el recorrido, los procesos y los datos de un producto o servicio desde la adquisición de las materias primas hasta el consumidor final. Así, cuando una orden de compra es aceptada por el cliente, se desencadena automáticamente la comprobación de stock, la orden de recogida en almacén y la programación del transporte.
Requisitos mínimos indispensables que deben tener estos programas
Pero antes de realizar cualquier inversión al respecto, conviene verificar que las plataformas cuenten con funcionalidades clave en cinco áreas críticas, especialmente debido a que algunas de logística no ofrecen el nivel de respuesta que requiere una cadena de suministro moderna:
Compras y aprovisionamiento inteligente
El sistema debe poder calcular las necesidades de compra basándose en datos históricos de venta, estacionalidad, tiempos de entrega de los proveedores y stock mínimo de seguridad, generando propuestas automáticas de compra para evitar las temidas roturas de inventario.
Suministro de materias primas y gestión de almacén
Es imprescindible contar con un software de gestión de almacén que sea capaz de clasificar existencias por lotes, caducidades y ubicaciones óptimas. Asimismo, debe permitir la gestión de almacenes reguladores (proveedores) y regulados (clientes), así como la coordinación de la entrada de suministros sin duplicar operaciones.
Ventas y condiciones comerciales flexibles
Esta debe gestionar con facilidad reglas complejas de precios, aplicar bonificaciones por volumen (rappels) tanto a clientes como a proveedores, y estructurar comisiones sobre objetivos comerciales sin necesidad de que se realicen cálculos manuales.
Almacenamiento, preparación e integración del transporte
Para agilizar el empaquetado y el reparto, la plataforma especializada en almacén debe coordinar el trabajo en tiempo real con las agencias de transporte, generando etiquetas homologadas y compartiendo los códigos de seguimiento para ofrecer una total fiabilidad al cliente final.
Además, al evaluar las alternativas, es fundamental que la organización considere la facilidad de integración con su entorno técnico, la flexibilidad para personalizar los flujos de trabajo sin mayores costes adicionales y la escalabilidad del proveedor para acompañar el crecimiento futuro.
Ventajas de implementar estos sistemas
Si aún tienes alguna duda, debes saber que integrar estas tecnologías aporta un retorno de la inversión directo en la cuenta de pérdidas y ganancias:
- Reducción de costes de stock: mantener existencias paradas equivale a tener capital inmovilizado. En cambio, ajustar las compras a la demanda real libera liquidez.
- Toma de decisiones asistida por datos: contar con cuadros de mando analíticos al instante contribuye a sustituir las suposiciones por métricas concretas de margen y rotación.
- Erradicación del error humano: automatizar el intercambio entre la compra, el almacén y la facturación acaba por completo con los descuadres de inventario.
El ecosistema CEGID: Inteligencia Artificial aplicada a la gestión operativa y logística
Como ya hemos dicho, a la hora de elegir una plataforma con la cual trabajar, hay fijarse en que la misma esté respaldada por décadas de innovación y adaptada al tejido productivo español. Quizá por eso es que muchos empresarios y consultores se decantan por las soluciones en la nube de la multinacional CEGID, cuya arquitectura incorpora de forma nativa la Inteligencia Artificial, transformando un software tradicional en un asistente proactivo.
CEGID Ekon XRP
Con más de 30 años de trayectoria en el mercado nacional y la confianza de miles de empresas a sus espaldas, CEGID Ekon XRP es la plataforma Cloud ideal para unificar la gestión empresarial en una única solución personalizada. Esta:
- Conecta en tiempo real la facturación, las finanzas, las ventas y la logística, eliminando los datos duplicados.
- Detecta deficiencias operativas y sugiere mejoras en los procesos de forma autónoma.
- A través de Cegid Pulse, su sistema IA, permite realizar consultas en lenguaje natural, como pudiera ser solicitar el ratio de solvencia o redactar un correo automático de cobro a un cliente moroso con sus datos de deuda.
CEGID Ekon XRP Distribución
CEGID Ekon XRP Distribución por su parte, potencia la cadena de valor desde las compras hasta el reparto final al cliente, calculando pronósticos de compra precisos tras analizar puntos de pedido, plazos de entrega y series históricas. Esto permite gestionar la adquisición automática de artículos fuera de stock o bajo encargo.
También automatiza la gestión de rappels sobre ventas por tramos de clientes y controla comisiones por objetivos de forma ágil y transparente.
Asimismo, permite consultar de un solo vistazo todo el expediente de un cliente, artículo o proveedor, facilitando el análisis en tiempo real para tomar decisiones de compra o venta en segundos, y optimiza los flujos de información entre los almacenes propios, los de los reguladores y los regulados, reduciendo las tareas repetitivas y ajustando las existencias al mínimo necesario.
En conclusión, todo se resume en sustituir la gestión fragmentada por una estructura integrada para proteger los márgenes de beneficio y responder con rapidez a las exigencias del mercado, ya que, solo así podrás tener un control real de tus stocks y la eficiencia operativa necesaria para crecer de forma sólida y rentable.
